tratamiento de datos

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    1. INTRODUCCIÓN 

La Ley 1581 de 2012 tiene por objeto “desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma”. Este derecho constitucional conocido como habeas data, confiere a los ciudadanos la posibilidad de decidir y controlar la información que otros poseen sobre ellos, para esto, la ley 1581 de 2012 consagra mecanismos y garantías que permiten el pleno ejercicio del mencionado derecho. 

MONTACARGAS AM&M S.A.S., entidad domiciliada en Medellín, como responsable y/o encargado del uso de la información de sus CLIENTES Y PROVEEDORES, manifiesta su compromiso con el adecuado manejo de sus datos personales, garantizando la protección de los derechos al Habeas Data, la privacidad, la intimidad y el buen nombre, consagrados en la legislación colombiana. 

Con tal propósito todas sus actuaciones se regirán por principios de buena fe, legalidad y transparencia. 

La política de tratamiento establecida, cobijará los datos personales que MONTACASRGAS AM&M S.A.S. conoce de sus sus clientes y proveedores en virtud de la relación commercial que tiene con ellos, para garantizar que su tratamiento se ajuste a las disposiciones legales vigentes.

     2. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS 

MONTACARGAS AM&M S.A.S, se encuentra inscrita ante cámara de comercio de la ciudad de medellin desde el 10 de Julio de 1998 por medio del registro #21-524334-12 habilitados para el desarrollo de la actividad social #5224 Manipulación de carga como actividad principal. Es responsable del Tratamiento de los datos personales y datos personales sensibles, de sus clientes y proveedores, sobre los cuales decida de forma directa y autónoma. 

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES CLIENTES Y PROVEEDORES GESTIÓN DE LA CALIDAD 

CÓDIGO: CA-P-003 

VERSIÓN: 01 Fecha aprobación: 16 de octubre de 2019 Página 1 de 8 

  1. 3. CONTENIDO DE LAS BASES DE DATOS 

En las bases de datos de MONTACARGAS AM&M S.A.S, se almacena información general como nombre completo número y tipo de identificación, género y datos de contacto (correo electrónico, dirección física, teléfono fijo y móvil). En adición a estos, y dependiendo de la naturaleza de la base de datos, MONTACARGAS AM&M S.A.S puede tener datos específicos requeridos para el tratamiento al que serán sometidos los datos. En las bases de datos se podrá almacenar información sensible con previa autorización de su titular, en cumplimiento de lo establecido en los artículos 5 y 7 de la ley 1581 de 2012. 

4 . FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE LOS MISMOS: 

MONTACARGAS AM&M S.A.S podrá hacer uso de los datos personales para: a) Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes y proveedores, incluida el pago de obligaciones contractuales; b) Proveer los servicios requeridos por sus usuarios; c) Informar sobre nuevos servicios y/o sobre cambios en los mismos; d) Evaluar la calidad del servicio; e) Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo; f) Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por MONTACARGAS AM&M S.A.S y/o por terceras personas; g) Soportar procesos de auditoría interna o externa; h) para dar tratamiento con fines fiscales y contables. 

Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y por tanto, MONTACARGAS AM&M S.A.S no procederá a vender, licenciar, transmitir, o divulgar la misma, salvo que: (i) exista autorización expresa para hacerlo; (ii) sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios encomendados; (iii) sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios; (iv) sea necesario divulgarla a las entidades que prestan servicios de mercadeo en nombre de MONTACARGAS AM&M S.A.S o a otras entidades con las cuales se tengan acuerdos de mercado conjunto. (v) en el caso en que sea necesaria entregarla con fines legales. 

MONTACARGAS AM&M S.A.S podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento de información personal o se proporcione información personal a terceros prestadores de servicios, MONTACARGAS AM&M S.A.S advierte a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, se prohíbe el uso de la información para fines propios y se solicita que no se divulgue la información personal a otros. 

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  1. 5. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: 

El tratamiento de datos personales en MONTACARGAS AM&M S.A.S se regirá por los siguientes principios: a) Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al Titular; b) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado Del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento; c) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No será efectuado el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error; d) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de MONTACARGAS AM&M S.A.S en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan; e) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. Los datos personales, salvo la información pública, y lo dispuesto en la autorización otorgada por el titular del dato, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados; f) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de MONTACARGAS AM&M S.A.S se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; g) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento. 

En el evento que se recolecten datos personales sensibles, el Titular podrá negarse a autorizar su Tratamiento. 

  1. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES 

Los titulares de datos personales por sí o por intermedio de su representante y/o apoderado o su causahabiente podrán ejercer los siguientes derechos, respecto de los datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de MONTACARGAS AM&M S.A.S: a) Derecho de acceso: En virtud del cual podrá acceder a los datos personales que estén bajo el control de MONTACARGAS AM&M S.A.S, para efectos de consultarlos de manera gratuita al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas; b) Derecho de actualización, rectificación y supresión: En virtud del cual podrá solicitar la actualización, rectificación y/o supresión de los datos personales objeto de tratamiento, de tal manera que se satisfagan los propósitos del tratamiento; c) Derecho a solicitar prueba de la autorización: salvo en los eventos en los cuales, según las normas legales vigentes, no se requiera de la autorización para realizar el tratamiento; d) Derecho a ser informado respecto del uso del dato personal; e) Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio: por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre 

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tratamiento de datos personales; f) Derecho a requerir el cumplimiento de las órdenes emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio. 

Para efectos del ejercicio de los derechos antes descritos tanto el titular como la persona que lo represente deberá demostrar su identidad y, de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representa al titular. 

Los derechos de los menores de edad serán ejercidos por medio de las personas que estén facultadas para representarlos. 

  1. 7. DEBERES DE MONTACARGAS AM&M S.A.S

Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que MONTACARGAS AM&M S.A.S está obligada a cumplir los deberes que al respecto imponga la ley. En consecuencia, se deben cumplir las siguientes obligaciones: 

  1. Deberes cuando actúa como responsable: (i) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular. (ii) Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. (iii) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales (iv) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política (v) Procurar que los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la siguiente política (vi)-Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. (vii) Actualizar la información cuando sea necesario. (viii) Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente. 
  2. Deberes respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio (i) Informarle las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los titulares. (ii) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. 
  3. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL: 

Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, MONTACARGAS AM&M S.A.S solicitará al titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013. Dicha autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron Origen a la solicitud del dato y, en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia. 

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  1. AVISO DE PRIVACIDAD: 

En el evento en el que MONTACARGAS AM&M S.A.S no pueda poner a disposición Del titular del dato personal la presente política de tratamiento de la información, publicará el aviso de privacidad que se adjunta al presente documento, cuyo texto Conservará para consulta posterior por parte del titular del dato y/o de la Superintendencia de Industria y Comercio. 

  1. 10. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

MONTACARGAS AM&M S.A.S solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante, lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. 

  1. 11. ÁREA RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE 

LOS TITULARES DEL DATO PERSONAL: 

El ÁREA DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE MONTACARGAS AM&M S.A.S será la responsable de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule el titular del dato en ejercicio de los derechos contemplados en el numeral 6 de la presente política, a excepción del descrito en su literal e). Para tales efectos, el titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá enviar su petición, queja o reclamo al correo electrónico quejasyreclamos@montacargasamym.com, llamar a la línea telefónica 448 38 78 ext. 123, Medellín, o radicarla en la siguiente dirección que correspondientes a nuestra oficinas. 

OFICINA DIRECCIÓN 

Medellin Crr 52 nro 14 sur 92 

La petición, queja o reclamo deberá contener la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañado de los documentos que se quiera hacer valer. El término máximo para atender el reclamo será de diez (10) días hábiles contados a partir Del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

  1. 12. DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICIÓN DEL DECRETO 1377 DE 2013: 

De conformidad con lo dispuesto en el numeral 3 del artículo 10 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, MONTACARGAS AM&M S.A.S procederá a publicar un aviso en su página web oficial www.montacargasamym.com dirigido a los titulares de datos 

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personales para efectos de dar a conocer la presente política de tratamiento de información y el modo de ejercer sus derechos como titulares de datos personales alojados en las bases de datos de MONTACARGAS AM&M S.A.S 

  1. 13. MEDIDAS DE SEGURIDAD: 

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, MONTACARGAS AM&M S.A.S adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice El tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información. 

  1. 14. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA: 

La presente Política de Datos Personales fue creada el día 24 de octubre de 2016 y entra en vigencia a partir del día 25 de octubre de 2016. Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política, se informará a través de la dirección electrónica www.montacargasmym.com. 

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AVISO DE PRIVACIDAD 

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: 

Razón social: MONTACARGAS AM&M S.A.S Nit: 8 1 1 0 1 4 8 4 9 – 9 Dirección: Crr 52 Nro 14 sur 92 Teléfono: 448 38 78 Correo electrónico: info@montacargasamym.com Página web: www.montacargasamym.com 

FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE LOS MISMOS: MONTACARGAS AM&M S.A.S podrá hacer uso de los datos personales para: a) Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y empleados, incluida el pago de obligaciones contractuales; b) Proveer los servicios requeridos por sus usuarios; c) Informar sobre nuevos servicios y/o sobre cambios en los mismos; d) Evaluar la calidad del servicio; e) Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo; f) Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por MONTACARGAS AM&M S.A.Sy/o por terceras personas; g) Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral; h) Soportar procesos de auditoría interna o externa; i) Registrar la información de empleados y/o pensionados (activos e inactivos) en las bases de datos de MONTACARGAS AM&M S.A.S. j) para dar tratamiento con fines fiscales y contables. 

Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y por tanto, MONTACARGAS AM&M S.A.S no procederá a vender, licenciar, transmitir, o divulgar la misma, salvo que: (i) exista autorización expresa para hacerlo; (ii) sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios encomendados; (iii) sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios; (iv) sea necesario divulgarla a las entidades que prestan servicios de mercadeo en nombre de MONTACARGAS AM&M S.A.S o a otras entidades con las cuales se tengan acuerdos de mercado conjunto.(v) en el caso en que sea necesaria entregarla con fines legales. 

MONTACARGAS AM&M S.A.S podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento de información personal o se proporcione información personal a terceros prestadores de servicios, MONTACARGAS AM&M S.A.S advierte a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, se prohíbe el uso de la información para fines propios y se solicita que no se divulgue la información personal a otros. 

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DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES Los titulares de datos personales por sí o por intermedio de su representante y/o apoderado o su causahabiente podrán ejercer los siguientes derechos, respecto de los datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de MONTACARGAS AM&M S.A.S: a) Derecho de acceso: En virtud del cual podrá acceder a los datos personales que estén bajo el control de MONTACARGAS AM&M S.A.S, para efectos de consultarlos de manera gratuita al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas; b) Derecho de actualización, rectificación y supresión: En virtud del cual podrá solicitar la actualización, rectificación y/o supresión de los datos personales objeto de tratamiento, de tal manera que se satisfagan los propósitos del tratamiento; c) Derecho a solicitar prueba de la autorización: salvo en los eventos en los cuales, según las normas legales vigentes, no se requiera de la autorización para realizar el tratamiento; d) Derecho a ser informado respecto del uso del dato personal; e) Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio: por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos personales; f) Derecho a requerir el cumplimiento de las órdenes emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio. 

PARÁGRAFO PRIMERO: Para efectos del ejercicio de los derechos antes descritos tanto el titular como la persona que lo represente deberá demostrar su identidad y, de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representa al titular. 

PARÁGRAFO SEGUNDO: Los derechos de los menores de edad serán ejercidos por medio de las personas que estén facultadas para representarlos. 

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: Podrá ser consultada en la siguiente dirección: www.montacargasamym.com, Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política, se informará a través de la dirección electrónica: infor@montacargasamym.com En el evento que se recolecten datos personales sensibles, el Titular podrá negarse a autorizar suTratamiento. 

EL ÁREA RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DEL DATO PERSONAL: EL AREA DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE MONTACARGAS AM&M S.A.S será la responsable de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule el titular del dato en ejercicio de los derechos contemplados en el numeral 6 de la presente política, a excepción del descrito en su literal e). Para tales efectos, el titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá enviar su petición, queja o reclamo al correo electrónico quejasyreclamos@montacargasamym.com, llamar a la línea telefónica 448 38 78 ext 123, Medellin, o radicarla en las siguiente dirección que correspondientes a nuestras oficinas. 

OFICINA DIRECCIÓN Medellin Crr 52 nro 14 sur 91 

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     1. POLÍTICA GENERAL 

MONTACARGAS AM&M S.A.S. en adelante EL EMPLEADOR, entidad domiciliada en Medellín, como responsable y/o encargado del uso de la información de sus EMPLEADOS, manifiesta su compromiso con el adecuado manejo de sus datos personales, garantizando la protección de los derechos al Habeas Data, la privacidad, la intimidad y el buen nombre, consagrados en la legislación colombiana. 

Con tal propósito todas sus actuaciones se regirán por principios de buena fe, legalidad y transparencia. 

La política de tratamiento establecida, cobijará a los datos personales de candidatos, empleados activos y retirados del EMPLEADOR, que este último conoce en virtud de la relación laboral sostenida entre estos, y con el objeto de cumplir las finalidades señaladas en el numeral 7 de la presente política.

   2. MARCO LEGAL

a. Constitución Política, artículo 15.

b. Ley 1581 de 2012

c. Decreto Reglamentario No. 1377 de 2013

   3. DEBERES 

Deberes de EL EMPLEADOR como responsable del tratamiento de datos personales de candidatos, empleados activos y retirados: 

a) Garantizar el uso adecuado de la información que como EMPLEADOR posee de sus candidatos, empleados activos y retirados. 

b) Conservar la información tanto de candidatos, empleados activos y retirados, bajo las condiciones de seguridad necesarias, de acuerdo a las definiciones legales que sobre conservación de documentos consagra la legislación colombiana. 

c) Garantizar que la información sea almacenada bajo estrictas medidas de confidencialidad. 

d) Tramitar las consultas y reclamos que se radiquen por los candidatos, empleados activos y retirados. 

e) Exigir al encargado del tratamiento en todo momento (de existir), el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información de los candidatos, empleados activos y retirados. 

f) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. 

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Deberes de Los Titulares de La Información (Candidatos, Empleados Activos y Retirados): 

a) Mantener actualizada la información que se requiera por el EMPLEADOR, con el fin de facilitar su gestión de la relación laboral. 

b) Ser veraz en la información entregada al EMPLEADO

   4. DERECHOS 

Sin perjuicio de lo establecido en la ley, los candidatos, empleados activos y retirados, contarán con los siguientes derechos: 

A) Los candidatos, empleados activos y retirados, como titulares de la información podrán acceder a sus datos personales, a través de un sistema que permite a éstos auto-gestionar la información. El Sistema de Autogestión es un mecanismo gratuito y de fácil acceso creado por EL EMPLEADOR, que permite a los candidatos, empleados activos y retirados, gestionar, modificar y actualizar sus datos personales. 

B) Acudir sin limitación alguna, ante la persona o área designada por EL EMPLEADOR, que asume la función de contacto en materia de datos personales.

   5. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN 

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, el EMPLEADOR adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para garantizar la seguridad de los registros personales.

   6. ÁREA RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE 

LOS TITULARES DEL DATO PERSONAL: 

El ÁREA DE GESTIÓN HUMANA DE MONTACARGAS AM&M S.A.S será la responsable de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule el titular del dato, en ejercicio de los derechos contemplados en el numeral 6 de la presente política, para tales efectos, el titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá enviar su petición, queja o reclamo al correo electrónico auxgh@montacargasamym.com, llamar a la línea telefónica 448 38 78 ext 129, Medellín, o radicarla en las siguiente dirección que corresponde a nuestra oficinas. 

OFICINA DIRECCIÓN 

Medellín Crr 52 nro 14 sur 92 

La petición, queja o reclamo deberá contener la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañado de los documentos que se quiera hacer valer. 

El término máximo para atender el reclamo será de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, 

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la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

  7. FINALIDADES Y TRATAMIENTO 

Los datos personales del candidato, empleado activo y retirado que: a) hayan sido suministrados previo a su vinculación con el EMPLEADOR y b) hayan sido proporcionados u originados durante la vigencia del contrato de trabajo, serán recolectados, almacenados, actualizados, usados, transmitidos, y suprimidos por EL EMPLEADOR para los siguientes fines: i) Dar cumplimiento a las obligaciones y derechos derivados de su actividad como EMPLEADOR; ii) Compartir, transmitir, transferir y divulgar sus datos personales a las autoridades judiciales o administrativas, nacionales o extranjeras que soliciten dichos datos en ejercicio de sus funciones; iii) dar acceso a los beneficios ofrecidos por el EMPLEADOR a los candidatos, empleados activos y retirados, o a sus familiares, según los requisitos definidos en cada caso; iv) Administrar el riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo; v) Compartir su información con los fondos de empleados, fondos mutuos de inversión y demás entidades que cumplan funciones similares a las de estas entidades, a las cuales los candidatos, empleados activos y retirados, hayan autorizado previamente para conocer la misma. 

El EMPLEADOR podrá tratar las bases de datos para todas aquellas actuaciones relacionadas con las facultades, obligaciones y deberes que le otorga la ley en razón de su calidad. Así mismo para todas las actividades conexas, complementarias o similares que deba realizar como EMPLEADOR. 

A su vez el EMPLEADOR: 

  1. a) Accederá a la información que se haya solicitado al EMPLEADO previo y durante su proceso de selección y vinculación, y/o durante la relación laboral, para los mismos fines señalados anteriormente. 
  2. b) Accederá a la información del EMPLEADO para tomar decisiones de traslado o promoción. 
  3. c) En virtud de la ley, el EMPLEADOR accederá a la siguiente información de los candidatos, empleados activos y retirados, para cumplir con sus obligaciones legales: aportes de la seguridad social, descuentos a favor de las organizaciones sindicales, órdenes judiciales y aportes parafiscales. El tratamiento de la citada información se encuentra autorizada por la ley. 
  4. d) Accederá a la información que se requiera de los candidatos, empleados activos y retirados, y su grupo familiar para el reconocimiento de beneficios legales, extralegales y la realización de actividades de bienestar y calidad de vida. Dicha información será auto-gestionada por cada candidato, empleado activo y retirado, (la autogestión incluye su inclusión en la base, modificación y supresión). 
  5. e) Tratará la información de los candidatos, empleados activos y retirados, para llevar estadísticas 

e indicadores de la demografía, con el fin de facilitar su gestión como EMPLEADOR. 

En virtud de la ley y de la obligación que tiene el EMPLEADOR de gestionar la relación laboral con candidatos, empleados activos y retirados, no habrá lugar a la supresión total o parcial, o revocación de los datos laborales tratados por el EMPLEADOR y que sean necesarios para administrar la relación laboral (información tal como la siguiente, pero sin limitarse ésta: datos relativos a tiempo 

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de servicio, salarios devengados, tipo de contrato, vacaciones, cargos desempeñados, etc.) Lo anterior salvo los mecanismos dispuesto por el EMPLEADOR para que el candidato, empleado activo y retirado, gestione ante el área de gestión humana la información. 

Una vez terminada la relación contractual, el EMPLEADOR podrá seguir dando tratamiento a los datos con el fin exclusivo de atender requerimientos de información por parte de autoridades judiciales o administrativas y para dar cumplimiento a las obligaciones que puedan derivarse en cabeza del EMPLEADOR en virtud de la relación laboral que se sostuvo con el EMPLEADO. En virtud de lo anterior, el EMPLEADOR podrá utilizar en debida forma y para los fines legales pertinentes, asociados a su condición de ex EMPLEADOR, la información que tenga en sus bases de datos, atendiendo a los principios de buena fe, legalidad y transparencia, enunciados anteriormente en este manual. 

  1. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA 

La presente Política de datos personales fue creada el día 24 de octubre de 2016 y entra en vigencia a partir del día 25 de octubre de 2016. Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política, se informará a través de la dirección electrónica www.montacargasmym.com. 

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     1. INTRODUCCIÓN 

MONTACARGAS AM&M S.A.S. (en adelante AM&M), rechaza la corrupción, el soborno, el lavado de activos, la financiación del terrorismo o cualquier otra conducta relacionada a estos y por lo tanto reconoce que:

1.1. Tanto el lavado de activos como la financiación del terrorismo son delitos que generan riesgo operacional, legal y reputacional para la organización y pueden afectar la competitividad, productividad y sostenibilidad de la misma, razón por la cual surge la necesidad de adoptarse e implementarse un programa de autogestión de estos riesgos, en el cual se exigirá el compromiso y participación tanto de suscolaboradores como de sus proveedores y clientes en la lucha contra estos delitos, así como el cumplimiento de nuestros lineamientos internos y la normatividad que regule la materia.

1.2 El propósito de la presente Política Contra el Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo (la “Política”) es asegurar que la Compañía, durante el desarrollo de su objeto social, no facilite el lavado deactivos, el ocultamiento de dinero o activos derivados de actividades criminales, ilícitas o destinadas para la financiación del terrorismo.

1.3. La presente Política establece las responsabilidades de AM&M, y de aquellos que trabajan para la misma, con relación a la postura de cero tolerancia de estos respecto al Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo. Así mismo, exigirá a sus proveedores y clientes adoptar mecanismos para la prevención de la corrupción, el soborno, el lavado de activos y la financiación del terrorismo y deberán asumir la misma postura de cero tolerancia a este tipo de actuaciones.

   2. ÁMBITO DE APLICACIÓN

2.1. La presente Política aplica a todos los directores, funcionarios, empleados, consultores, contratistas, subcontratistas, aprendices o cualquier otra persona o personas que trabajen para AM&M independientemente de su modalidad de contratación.

2.2. AM&M aplicará la presente Política a los terceros con los cuales tenga negocios, incluyendo proveedores, distribuidores, agentes, asesores, y otros representantes que puedan actuar en nombre de AM&M (“Partes Relacionadas”). AM&M incluirá (cuando sea posible) disposiciones específicas en los contratos que exijan a las Partes Relacionadas el cumplimiento de las leyes aplicables en la materia y la presente Política respecto a todas sus actividades a nombre de AM&M o aquellas de alguna forma relacionadas con la misma.

En virtud de esto exigirá a todas las personas relacionadas anteriormente, abstenerse de realizar las siguientes conductas:

a. Ofrecer, prometer o conceder, directamente o a través de intermediarios, favores, ventajas o pagos con el fin de obtener beneficios indebidos a partir de sus actuaciones u omisiones.

b. Realizar pagos de facilitación, entendidos como aquellos pagos, regalos u otros beneficios, que se ofrecen con el fin de garantizar o agilizar un trámite.

c. Pagar, prometer pagar o entregar dinero, regalos o bienes de valor representativo, a funcionarios o empleados del gobierno, a partidos políticos oficiales, a candidatos a cargos políticos o a funcionarios deorganizaciones públicas nacionales o internacionales en contravención de las normas aplicables.

d. Participar, promover, financiar o establecer relaciones con grupos armados ilegales, terroristas o al margen de la ley.

e. Realizar o promover actividades que puedan implicar lavado de activos o participar en cualquier conducta que sea considerada delito fuente de lavado de activos según la normativa aplicable.

f. Emplear recursos de procedencia ilícita para la prestación de servicios o el suministro de bienes a AM&M.

   3. DECLARACIÓN DE POLÍTICA

3.1. AM&M está absolutamente comprometida con la prevención del riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo y de ninguna manera acepta, condona, facilita, oculta, encubre o apoya dichasactividades.

3.2. Con este propósito, la presente Política reafirma el compromiso de AM&M de cumplir todas las leyes, reglamentos y regulaciones, incluyendo aquellas diseñadas para combatir el Lavado de Activos y el Financiación del Terrorismo.

3.3. Para los fines de la presente Política se entiende que:

3.3.1. “Lavado de Activos” consiste en cualquier acto para intentar o lograr canalizar dinero u otros activos para su circulación financiera y económica legítima, o cualquier propiedad o producto, cuyo origen es de actividades criminales (tales como soborno, tráfico de drogas y terrorismo), con la intención de ocultar o transformar la propiedad o el producto.

3.3.2. “Oficial de Cumplimiento” es el funcionario designado dentro de la Compañía con la obligación de asegurar que la misma lleve a cabo sus negocios cumpliendo plenamente todas las regulaciones nacionales e internacionales relacionadas con los negocios de AM&M. El Oficialde Cumplimiento es responsable de la implementación de la presente Política para mitigar el riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.

3.3.3. “Financiación del Terrorismo” es el acto de canalizar moneda o instrumentos monetarios, o de suministrar o recolectar bienes, con el fin de llevar a cabo o facilitar actividades de terrorismo conforme al ordenamiento jurídico.

3.4. La presente Política establece los lineamientos aplicables a las operaciones de la Compañía.

  4. DECLARACIONES

4.1. AM&M, su Personal y Partes Relacionadas deberán cumplir con la presente Política, así como con todas las leyes aplicables relacionadas con la prevención del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo conforme al ordenamiento jurídico vigente.

   5. RESPONSABILIDADES Y MEJORES PRÁCTICAS DE AM&M.

5.1. AM&M mantendrá sistemas y procedimientos de control interno diseñados para identificar, evaluar y manejar los riesgos de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo con la intención de prevenir,disuadir y detectar el riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo y designará a los colaboradores responsables de los mismos.

5.2. AM&M ha implementado mejores prácticas en las materias relacionadas con la prevención del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, tales como:

5.2.1. implementación de verificación de contrapartes.

5.2.2. Implementación de reporte de transacción y de propiedad paraciertas transacciones de ‘alto riesgo’.

5.2.3. Mantenimiento de registros financieros detallados y precisos de todas las transacciones.

5.2.4. Realización de revisiones especiales para las personas expuestas políticamente.

5.2.5. Aseguramiento de que todo el Personal esté bien entrenado y en capacidad de implementar efectivamente todos los elementos de la presente Política.

5.2.6. No realizar operaciones cuyo pago implique operaciones o transacciones de pagos en efectivo.

5.3. AM&M, cuando estudie la posibilidad de establecer operaciones en un nuevo mercado o de ofrecer un producto o servicio nuevo, identificará todas las situaciones que puedan generar riesgos de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo y reportará dichos riesgos a la alta gerencia, al Oficial de Cumplimiento, al Comité de Ética para su consideración.

5.4. AM&M asegurará que el manejo del riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo siempre debe prevalecer sobre el logro de las metas comerciales para cualquier riesgo clasificado por esta como de “alto nivel” con relación a la probabilidad o impacto.

5.5. AM&M no establecerá ni mantendrá vínculos con “Partes Relacionadas” que hayan sido condenados o se encuentren relacionados con delitos contra el patrimonio público o el sistema financiero o relacionados con lavado de activos, financiación del terrorismo, enriquecimiento ilícito, estafa, hurto, concierto para delinquir, corrupción, cohecho, tráfico de influencias, soborno trasnacional, secuestro, extorsión, homicidio, pornografía, trata de personas, corrupción de menores, explotación sexual, tráfico de armas, drogas tóxicas, estupefacientes o sustancias psicotrópicas, o cualquier otro delito considerado fuente de lavado de activos.

5.6. AM&M estableció un proceso para identificar las transacciones que, debido a su monto, características u otros elementos, podrían ser clasificadas como sospechosas y reportar dicha actividad al Oficial de Ética y Cumplimiento y al Comité de Ética. En dichos casos, AM&M no está obligada a tener certeza de que dichas transacciones sospechosas constituyen actividad criminal, ni de identificar el acaecimiento de una violación específica, o que los recursos involucrados se originan de actividades de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.

5.7. De conformidad con la naturaleza de las operaciones y negocios y venta de productos o servicios, AM&M no recibirá efectivo de sus contrapartes. Así mismo, solamente utilizará efectivo según sea requerido para la ejecución de trabajo administrativo en los montos y con los controles establecidos en las políticas internas, mediante fondos fijos.

5.8. AM&M mantendrá la confidencialidad de toda la información que recolecta de sus contrapartes y solamente la debe revelar como consecuencia de solicitudes realizadas por escrito por parte de lasautoridades competentes específicamente, y según lo permita y exija las leyes aplicables.

5.9. El Personal mantendrá la confidencialidad de toda la información relacionada con las solicitudes, requerimientos e inspecciones judiciales formuladas por las autoridades competentes, así como con reportes hechos a la UIAF. El incumplimiento para mantener dicha confidencialidad podría constituir suministro indebido de información.

5.10. Consideramos a nuestras “Partes Relacionadas” como aliados en el éxito de nuestros negocios y los elegimos mediante procesos competitivos, que consideran criterios como la calidad, el servicio ofrecido, el precio, entre otros. Por esto, nuestras “Partes Relacionadas” no ofrecerán, acordarán ni entregarán, directa o indirectamente, pagos, favores o beneficios con el objetivo de obtener algún trato preferencial en lasnegociaciones con nuestra Compañía. Nuestras “Partes Relacionadas” serán íntegras y honestas y respetarán tanto los procedimientos establecidos por AM&M para la negociación y celebración de contratos como la ley que resulte aplicable.

   6. ESTRUCTURA DE CUMPLIMIENTO 

La Compañía ha establecido un buen Gobierno Corporativo y un Manual de SAGRILAFT con la finalidad de cumplir todas las leyes, reglamentos y regulaciones, incluyendo aquellas diseñadas para combatir el Lavado de Activos y el Financiación del Terrorismo.

Con el objetivo de garantizar un claro funcionamiento del SAGRILAFT en la compañía, se ha diseñado un modelo organizacional alineado a la normativa, en el cual se incorpora la Asamblea de Accionistas como elmáximo órgano social, al Representante Legal, Oficial de Cumplimiento, y todas las áreas relacionadas con las operaciones de las contrapartes.
Es importante mencionar que si bien se ha designado un Oficial de Cumplimiento en los términos que la norma establece, quien tendrá a su cargo la responsabilidad de gestionar y liderar todas las actividadesrelacionadas con la Administración del Riesgo del LA/FT/FPADM, ésta es una función inherente a todos los empleados de la organización y a sus órganos de control.

Así mismo, la Asamblea General de Accionistas de MONTACARGAS AM&M S.A.S., como máximo órgano de la sociedad, estableció un Comité de Ética y Cumplimiento, quien estará encargado de promover y desarrollar los procedimientos específicos de prevención, actualización y mitigación del riesgo de LA/FT.

   7. RESPONSABILIDADES DE LOS COLABORADORES DE AM&M

7.1. Todos los Colaboradores deberán leer, entender y cumplir la presente Política y cualquier entrenamiento u otra información sobre la prevención del riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo entregadas por AM&M.

7.2. Todos los Colaboradores son responsables de la prevención, detección, y reporte de operaciones inusuales, sospechosas o intentadas relacionadas con el riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.

7.3. Se espera que todos los Colaboradores usen su criterio profesional para determinar que es razonable y que es sospechoso o anormal bajo circunstancias comerciales normales.

7.4. Todos los Colaboradores deberán: (i) abstenerse de participar en actividades que saben o deberían saber que están relacionadas con riesgos de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo; (ii) llevar acabo una revisión adecuada con base en el riesgo y la debida diligencia de todos los terceros relacionados con la Compañía; (iii) abstenerse de asociarse (directa o indirectamente) con personas conocidas como personas que están involucradas en dichas operaciones; y (iv) reportar inmediatamente cualquier actividad ilegal, sospechosa o anormal que pueda estar relacionada con el Lavado de Activos y el Financiación del Terrorismo.

7.5. Si existen razones para creer o sospechar que ha ocurrido una violación de la presente Política o ha habido un intento de incumplir la misma, o que es posible que ocurra en el futuro, todos los Colaboradorestienen la obligación de notificar cuanto antes a AM&M conforme al procedimiento establecido por la Compañía para ello.

7.6. AM&M asegurará que ninguna persona sufra represalia alguna como resultado de negarse a participar en esquemas relacionados con el riesgo de Lavado de Activos o Financiación del Terrorismo, o por el reporte de una inquietud (de buena fe) relacionada con actos potenciales de Lavado de Activos o Financiación del Terrorismo.

  8. CONTACTO Y REPORTES

Si usted cree que ha habido una violación de la presente Política, del Manual de SAGRILAFT o si usted sospecha de la existencia de cualquier actividad ilegal, sospechosa o anormal que podría estar relacionada con el Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, o podría generar dichas actividades, usted deberá informar a AM&M a través de los canales destinados para ello.

  9. ENTRENAMIENTO Y COMUNICACIÓN

9.1. AM&M diseñará, desarrollará y establecerá un mecanismo de capacitación para la diseminación de la presente Política y para asegurar la concientización de los procedimientos de ésta relacionados con laprevención y control del riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.

9.2. Para las Partes Relacionadas, se implementará un mecanismo de comunicación y concientización sobre la presente Política y se debe instaurar un programa de entrenamiento para las Partes Relacionadassegún el criterio de AM&M.

  10. SANCIONES

10.1. Las personas que incumplan con las normas relacionadas con las actividades objeto de esta política, podrían ser personalmente responsables por sus violaciones y entre las posibles consecuencias están,entre otras, la prisión, la imposición de multas significativas, la terminación del contrato, entre otras.

10.2. Todos los Colaboradores que incumplan la presente Política estarán sujetos a acción disciplinaria e incluso con la terminación del contrato de trabajo, además de otras consecuencias de conformidad con las leyes aplicables.

10.3. La falta de cumplimiento de la presente Política por parte de las Partes Relacionadas podría generar la terminación de las relaciones comerciales y/o contractuales con las Partes Relacionadas.

  11. VIGENCIA DE LA PRESENTE POLÍTICA

La presente es una Política de la Asamblea General de Accionistas y rige a partir del día de su publicación.

Línea de transparencia: 604 – 4483878 – opción 8

Correo: etica@montacargasamym.com